Den 25. maj 2018

Danske Harmonikaspilleres dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dem. Målet er at sikre en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på de dataansvarlige

“Danske Harmonikaspillere” er dataansvarlig. Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktpersoner: Bestyrelsen
Adresse: Se bestyrelseslisten (Hvem er vi)
CVR: 99 78 74 57
Telefonnr.: Se bestyrelseslisten
Mail: webmaster@harmonikaspillere.dk
Website: www.harmonikaspillere.dk

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, og når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Når det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• • • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på instruktører, hjælpere, frivillige etc:

• • • Håndtering af instruktørernes, hjælpernes og de frivilliges hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetancer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af honorarer, godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os

Behandling af personoplysninger 

Vi behandler følgende medlemsoplysninger:

• • • Almindelige personoplysninger såsom registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mail adresse.

Vi behandler følgende oplysninger om lønnede / ikkelønnede ansatte (bestyrelse, instruktører etc.)

• • • Almindelige personoplysninger såsom registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mail adresse, samt  oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen samt bankkontonummer og skatte oplysninger ved udbetaling af løn til indtruktører.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• • • Udøvelse af relevante aktiviteter i foreningen
    • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
    • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
    • Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
    • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger og andre data

• • • Alle medlemsoplysninger bliver slettet straks ved udmeldelse
    • Alle personoplysninger på instruktører, bestyrelse, hjælpere, konsulenter etc. bliver slettet ved ophør af dit virke i foreningen
    • Bogføringsbilag f.eks. lønbilag gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• • • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
    • Retten til indsigt i egne personoplysninger
    • Retten til berigtigelse
    • Retten til sletning
    • Retten til begrænsning af behandling
    • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
    • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

---

 

“Danske Harmonikaspillere” GDPR-regler
Ajourført: 3. maj 2022

GDPR-regler
1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?	Den samlede bestyrelsen. Se personoplysninger under “hvem er vi”
2. Hvad er formålene med behandlingen?	a) Varetagelse af medlemmernes, bestyrelsens, konsulenternes, instruktørernes, og hjælpernes etc. forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning. b) Administration af foreningens eksterne relationer.
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?	a) Navn, adresse, telefonnr. og eventuel  e-mail. b) Indmeldelsesdato og fødselsdato. c) Medlemstype (barn/ung, alm. medlem eller pensionist) d) Eventuel klub eller orkester. e) Betalingsstatus. f) For leverandører, kunder og personer, hvor foreningen har regelmæssige ind- eller udbetalinger kan vi have bankoplysninger.
4. Hvem behandlere vi oplysninger om?	Der behandles oplysninger om: a) Enkeltmedlemmer b) Klubber c) Ulønnede ansatte (bestyrelse,  konsulenter, hjælpere med flere) d) instruktører og lignende.
5. Hvem videregives oplysningerne til?	a) Medlemskonsulent. b) Kasserer. c) Trykkeri og distributør af “Harmonikaspilleren”. d) Kontaktdata kan desuden videregives til bestyrelsesmedlemmer.
6. Hvornår sletter vi personoplysningerne?	Alle personoplysninger slettes ved udmeldelse. For bestyrelse, hjælpere, instruktører m. fl. slettes oplysningerne ved samarbejdets ophør.
7. Hvordan opbevarer vi personoplysningerne i foreningen?	Alle personoplysninger opbevares på medlemskonsulentens computer, som er låst inde og beskyttet af password.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker brud på persondatasikkerheden?	Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi “Amatørernes Kunst & Kultur Samråd” og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og Datatilsynet.
9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?	Vores IT-system har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår alle vore oplysninger manuelt.
10. Billeder	I forbindelse med stævner, kurser, møder, koncerter o. lign. kan der blive taget billeder, der kan blive bragt i “Harmonikaspilleren” og/eller på hjemmesider og/eller på sociale platforme, hvor “Danske Harmonikaspillere” er aktiv. a) Portrætter og billeder af letgenkendelige enkeltpersoner, vil kun blive bragt efter den portrætteredes godkendelse. b) Genkendelige billeder af børn vil kun blive bragt efter forældres godkendelse.